Elektronski račun je čedalje bolj priljubljena oblika izdajanja računov in nadomešča njegovo papirnato verzijo. Elektronski račun s sabo prinaša številne prednosti. Posredovanje do naslovnika poteka po elektronskih kanalih, večinoma prek elektronske pošte. Na tak način odpadejo stroški z nakupom pisemskih ovojnic in znamk. Znatno pa se tudi skrajša čas, ki je potreben, da se račun posreduje do naslovnika. To je namreč izvedeno v trenutku. Po drugi strani to pri navadni pošti traja en dan ali več.
Izdajanje elektronskega računa proračunskim uporabnikom
Elektronski račun lahko vnesemo na več načinov. Če je stranka proračunski uporabnik, so za to točno določena pravila. Račun moramo v tem primeru izdati preko UJP portala. Predpogoj je, da smo prej pridobili digitalno potrdilo, ki nam služi za podpisovanje elektronskih računov. Na UJP portalu se nahaja obrazec, ki ga moramo izpolniti. Po oddanem računu lahko tudi preverjamo njegov status; če je bil že dostavljen, obdelan oziroma poravnan.
Izdajanje elektronskega računa drugim podjetjem ali fizičnim osebam
Če elektronski račun izstavljamo drugim podjetjem ali fizičnim osebam, njegova oblika ni tako striktno določena. Podatke o računu lahko vpišemo v Excel ali Word. Pomembno je, da tako izstavljen račun vsebuje obvezne sestavine kot so datum izdaje računa, vrsta in število opravljenih storitev oziroma dobavljenih izdelkov, datum opravljanja storitve oziroma dobave blaga, datum zapadlosti računa, podatki o izdajatelju in prejemniku računa in podobno.
Da bi si sam postopek poenostavili, se lahko poslužujemo tudi posebnih programov, ki so namenjeni izdajanju računov. V tem primeru so rubrike, ki jih moramo izpolniti, že vnesene, kar nam olajša postopek. Ker lahko veliko stvari ponastavimo, nam je prihranjeno nepotrebno vsakokratno tipkanje, zmanjša se tudi možnost, da bi se zatipkali pri navajanju podatkov.
Prednosti elektronskih računov
Elektronski račun predstavlja poleg znižanja stroškov, ki bi jih sicer namenili nakupu papirja in črnila, tudi zmanjšanje nereda na delovni površini. Račune skladiščimo na računalniku, zato je vse skupaj bolj pregledno. Poleg tega pa je pomemben tudi okoljski vidik, saj na tak način naredimo tudi nekaj dobrega za okolje. S tem, ko se množično izdajajo elektronski računi, se zmanjšajo izsekavanja dreves in emisije plinov v zrak.